Pracownik odchodzi z telefonem służbowym - co odciąć i w jakiej kolejności

Wypowiedzenie złożone, ostatni dzień ustalony, telefon oddany. I zwykle na tym się kończy, bo telefon leży w szufladzie, więc sprawa wygląda na zamkniętą.

Nie jest.

Co ten telefon miał

Nie chodzi o sam sprzęt. Chodzi o dostępy, które przez lata na nim narastały i o których nikt nie prowadził listy:

• poczta służbowa,
• panel sklepu,
• konto w hurtowni,
• aplikacja pokazująca dane klientów,
• zapisane hasła w przeglądarce,
• dostęp do firmowego dysku,
• SMS-y z kodami autoryzacyjnymi.

Ostatni punkt bywa najgorszy, bo numer często zostaje przy pracowniku, kiedy przenosi go do siebie.

Kolejność odcinania

Nie alfabetycznie i nie „jak przyjdzie informatyk". Od tego, co boli najbardziej.

1. Poczta. Zmień hasło i wyloguj wszystkie sesje. Sama zmiana hasła nie kończy sesji już otwartych — trzeba to zrobić osobno.
2. Panel sklepu i systemy z danymi klientów. Konto do wyłączenia, nie do skasowania — skasowane zabiera ze sobą historię, kto co robił.
3. Aplikacje na telefonie mające dostęp do bazy. Tu sprawdź, czy da się odciąć to jedno urządzenie, czy trzeba zmieniać hasło wszystkim.
4. Konta zewnętrzne — hurtownie, kurierzy, bank. Zwykle o nich zapominamy, bo używał ich tylko on.
5. Numer telefonu. Ustal, czy zostaje w firmie. Jeżeli tak, przenieś go, zanim pracownik wyjdzie, a nie miesiąc później.

Punkt trzeci jest testem, który warto zrobić dziś

Weź dowolną aplikację firmową na telefonach zespołu i zadaj sobie jedno pytanie: czy potrafię odciąć jeden telefon, nie ruszając pozostałych?

Jeżeli odpowiedź brzmi „trzeba zmienić hasło wszystkim", to znaczy, że wszyscy mają to samo hasło. A z tego wynika rzecz, którą widzę w większości firm: tego hasła nikt nigdy nie zmienił, bo za każdym razem oznaczałoby to obejście wszystkich telefonów. Zostaje więc na sprzęcie ludzi, którzy odeszli dwa lata temu.

Drugie pytanie: czy wiem, kto z czego korzystał? Przy wspólnym haśle w dzienniku widać, że ktoś wszedł. Nie widać kto.

Zanim to się wydarzy

• lista dostępów przy każdym stanowisku, aktualizowana przy zmianie zakresu obowiązków,
• osobne konto i osobny dostęp dla każdej osoby, nigdy wspólne,
• przy wydaniu telefonu zapis, co na nim skonfigurowano,
• odcięcie dostępów jako punkt w procedurze odejścia, obok zdania sprzętu.

To nudne i dlatego nikt tego nie robi. Kwadrans przy zatrudnianiu oszczędza dzień przy odejściu i cały problem przy odejściu w złej atmosferze.

W CallerPeeku każdy telefon ma własny dostęp, więc odcięcie jednego pracownika to jedno kliknięcie i pozostałe telefony pracują dalej. CallerPeeka napisałem sam i sprzedaję go przez consaltex.pl.