KSeF w biurze rachunkowym - jak monitorować wielu klientów

Przy jednej firmie KSeF jest uciążliwy. Przy trzydziestu robi się z tego osobne stanowisko pracy.

Skąd bierze się problem

KSeF działa w kontekstach. Kontekst to jeden podmiot – w praktyce jeden NIP, wskazywany przy uwierzytelnianiu. Żeby zobaczyć faktury klienta, trzeba się uwierzytelnić w jego kontekście, i tak dla każdego klienta osobno. Limity API też naliczane są per kontekst, o czym za chwilę.

Do tego dochodzą uprawnienia. Biuro rachunkowe występuje jako podmiot upoważniony i musi mieć nadane uprawnienia po stronie klienta – przez ZAW-FA albo w Module Certyfikatów i Uprawnień. Uprawnienia z KSeF 1.0 nie przeszły do wersji 2.0, więc u części klientów trzeba to było nadawać od nowa.

Rachunek czasu

To już mój własny szacunek, nie dane z żadnego badania – ale łatwo go sobie przeliczyć na własnym portfelu klientów.

Uwierzytelnienie, wejście w kontekst klienta, ustawienie zakresu dat, przejrzenie listy, pobranie tego, co nowe. Przyjmijmy 3 minuty na klienta, jeżeli nic się nie zacina. Przy 30 klientach to półtorej godziny dziennie, czyli ponad 30 godzin miesięcznie – tydzień etatu wydany na przewijanie list.

I to przy założeniu, że robimy to raz dziennie. Przy sprawdzaniu dwa razy dziennie w okresie zamknięcia miesiąca liczby robią się nieprzyjemne.

Co da się zorganizować bez narzędzi

Podzielić klientów między osoby. Każdy ma swoją listę i swoją porę. Najprostsze i najczęściej spotykane rozwiązanie.
Uporządkować uprawnienia od razu. Przy każdym nowym kliencie ustalić zakres dostępu na starcie, a nie wtedy, kiedy trzeba coś pilnie sprawdzić.
Zrobić listę kontrolną klientów. Zwykły arkusz z datą ostatniego sprawdzenia. Nudne, ale pokazuje, o kim się zapomniało.
Ustalić z klientem, kto pilnuje kosztów. Część biur zakłada, że robi to klient, część klientów zakłada, że robi to biuro. Efekt bywa taki, że nie robi tego nikt.

Co da się zautomatyzować

Wszystko, co jest powtarzalne: logowanie, pobieranie, porównywanie z tym, co już mamy, sygnalizowanie nowych dokumentów.

Sensowny układ dla biura wygląda tak: jedna wspólna baza danych, w której siedzą faktury wszystkich klientów, i uprawnienia decydujące o tym, kto które firmy widzi. Wtedy nowy pracownik dostaje dostęp do swojej części portfela, a nie do wszystkiego. Zarząd biura widzi całość.

Przy takim układzie warto od razu przemyśleć dwie rzeczy:

Gdzie leżą dane. Faktury klientów to nie są dane, które chce się trzymać na cudzym serwerze bez potrzeby. Własna baza na serwerze biura upraszcza rozmowę o powierzeniu przetwarzania.
Limity API. Naliczane są dla pary: kontekst i adres IP. Ministerstwo podaje w dokumentacji dokładnie nasz przypadek – biuro pobierające faktury w imieniu firmy z jednego adresu i ta sama firma pobierająca je samodzielnie z innego adresu mają dwa niezależne liczniki. W drugą stronę działa to gorzej: trzydzieści kontekstów odpytywanych z jednego serwera to jeden wspólny adres IP, więc harmonogram trzeba rozłożyć w czasie, a nie odpalać wszystkiego o pełnej godzinie. Zalecany interwał to nie mniej niż 15 minut na każdy podmiot.

Termin, o którym trzeba pamiętać

Tokeny KSeF działają do 31 grudnia 2026. Od 1 stycznia 2027 zostają wyłącznie certyfikaty. Biuro z kilkudziesięcioma klientami ma więc do wykonania kilkadziesiąt migracji uwierzytelnienia i lepiej rozłożyć je na jesień niż na ostatni tydzień grudnia.

Po stronie narzędzi używam KsefMonitora w wersji wielostanowiskowej – wspólna baza SQL Server, dowolna liczba firm i konta z uprawnieniami do konkretnych klientów.