Od 1 lutego 2026 KSeF obowiązuje największych podatników, od 1 kwietnia 2026 – pozostałych czynnych podatników VAT. Faktura od kontrahenta nie przychodzi już mailem, tylko pojawia się w systemie Ministerstwa Finansów, przypisana do Twojego NIP-u.

I tu zaczyna się pytanie, które dostaję najczęściej: skąd mam wiedzieć, że coś wpłynęło?

Odpowiedź jest niewygodna – trzeba sprawdzić samemu. KSeF nikogo nie powiadamia.

Gdzie są faktury

Wszystkie faktury wystawione na Twój NIP są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono – tak stanowi art. 112aa ustawy o VAT. Dostać się do nich można na trzy sposoby:

1. przez Aplikację Podatnika KSeF na ksef.podatki.gov.pl – bezpłatną aplikację Ministerstwa Finansów,
2. przez program księgowy lub fakturowy, jeżeli ma zrobioną integrację z KSeF,
3. przez API – własnym skryptem albo osobnym programem, który odpytuje system.

Sprawdzanie w Aplikacji Podatnika

Schemat jest zawsze ten sam, niezależnie od tego, jak w danej wersji aplikacji rozłożone są menu:

1. Uwierzytelnienie – Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną albo certyfikatem KSeF.
2. Wybór kontekstu. KSeF pracuje w kontekstach, a jeden kontekst to jeden podmiot – w praktyce jeden NIP. Przy kilku firmach każdą oglądamy osobno.
3. Zawężenie listy do właściwej roli. System rozróżnia Podmiot 1 (sprzedawca), Podmiot 2 (nabywca), Podmiot 3 oraz podmiot upoważniony. Faktury kosztowe, czyli te wystawione na nas, to Podmiot 2.
4. Ustawienie zakresu dat.
5. Podgląd dokumentu i pobranie oryginału. Oryginałem jest plik XML w strukturze FA(3).

Czego portal nie zrobi za nas

Aplikacja Podatnika jest bezpłatna i robi dokładnie to, do czego została napisana – pokazuje, co jest w KSeF. Reszta zostaje po naszej stronie:

• Brak powiadomień. Ani maila, ani SMS-a, ani powiadomienia push — pisałem o tym osobno. Trzeba się zalogować i spojrzeć.
• Jedna firma naraz. Kontekst to jeden NIP, więc przy kilku podmiotach to kilka
  osobnych przejść przez całą procedurę.
• Brak własnych oznaczeń. Nie ma statusu „zapłacone", nie ma kategorii kosztowej, nie ma notatki. Portal jest rejestrem, nie narzędziem do pracy z fakturami.
• Format. Podgląd jest czytelny, ale oryginał to XML, którego nikt nie przeczyta w Notatniku.

Jak często sprawdzać

Nie ma przepisu, który by to narzucał. Jest za to zasada, którą Ministerstwo zapisało wprost w dokumentacji API: datą otrzymania faktury jest data nadania numeru KSeF, przypisywanego automatycznie w chwili przetworzenia dokumentu – niezależnie od tego, kiedy ktoś go pobrał.

Termin płatności i okres rozliczeniowy liczą się więc niezależnie od tego, czy ktokolwiek w firmie zaglądał do systemu. Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy raz dziennie. Przy kilkudziesięciu robi się z tego codzienny obowiązek, o którym łatwo zapomnieć w piątek po południu.

Zamiast zaglądać ręcznie

KSeF udostępnia API i to ono jest właściwym miejscem do automatyzacji. Można napisać własny skrypt odpytujący endpoint z metadanymi faktur – trzeba tylko pilnować limitów, bo po ich przekroczeniu system odpowiada kodem 429 i tymczasowo blokuje dostęp. Ministerstwo zaleca, żeby interwał odpytywania nie był krótszy niż 15 minut.

Można też użyć gotowego programu, który robi to samo w tle i pokazuje nowe dokumenty na pulpicie. Ja korzystam z KsefMonitora – pobiera faktury z KSeF automatycznie, trzyma je w lokalnej bazie i wyświetla powiadomienie Windows, kiedy coś wpłynie.