Pytanie wraca regularnie, więc odpowiem od razu: nie. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Ani maila, ani SMS-a, ani powiadomienia push.

Kontrahent wystawia fakturę na Twój NIP, system nadaje jej numer i dokument po prostu czeka. Nikt Cię o tym nie poinformuje.

Co system faktycznie odsyła

Warto rozdzielić dwie rzeczy, bo często się mylą.

Po stronie wystawcy system potwierdza przyjęcie faktury i nadaje jej numer KSeF. Potwierdzenie wraca do programu, który fakturę wysłał, w ramach tej samej sesji. To nie jest mail – jeżeli program go nie zapisze, nie ma go nigdzie indziej.

Po stronie nabywcy nie dzieje się nic. Faktura pojawia się na liście i to cała komunikacja ze strony systemu.

Nie jest to przeoczenie, tylko założenie projektowe. W dokumentacji API, którą Ministerstwo publikuje w repozytorium CIRFMF/ksef-api, pobieranie faktur opisane jest jako mechanizm synchronizacji między centralnym repozytorium a lokalną bazą systemu zewnętrznego. To oprogramowanie po stronie podatnika ma cyklicznie pytać, czy coś nowego wpłynęło. System jest bramką i archiwum, nie skrzynką pocztową.

Dlaczego to jest problem

Przy fakturach sprzedażowych nie ma sprawy – wiemy, co wystawiliśmy. Kłopot dotyczy faktur kosztowych.

Za datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej uznaje się datę nadania jej numeru KSeF. Nie moment, w którym ktoś w firmie ją zobaczył. W praktyce oznacza to, że:

• termin płatności biegnie od dnia, o którym nie wiedzieliśmy,
• faktura wchodzi do okresu rozliczeniowego niezależnie od tego, czy księgowość ją miała,
• przy fakturze wystawionej pomyłkowo na nasz NIP reagujemy dopiero wtedy, kiedy ją zauważymy.

Wcześniej fakturę przysyłał kontrahent i to on pilnował, żeby doszła. Teraz nie musi wysyłać niczego – wrzucił do KSeF i formalnie ma to z głowy.

Skąd wziąć powiadomienie

Skoro Ministerstwo go nie wysyła, zostają trzy

1. Program księgowy z integracją KSeF. Część systemów odpytuje KSeF co jakiś czas i wysyła mail o nowych fakturach kosztowych – dziennie zbiorczo albo od razu. Trzeba sprawdzić, czy nasz to potrafi i do kogo trafia ten mail, bo domyślnie często idzie do właściciela konta, a nie do osoby, która płaci faktury.
2. Własny skrypt na API. Odpytujemy endpoint z metadanymi faktur, porównujemy z tym, co już mamy, i wysyłamy powiadomienie. Robota na jedno popołudnie, pod warunkiem że pamiętamy o limitach – dla listy metadanych to 20 zapytań na godzinę, a Ministerstwo zaleca interwał nie krótszy niż 15 minut – oraz o tym, że certyfikat trzeba gdzieś bezpiecznie trzymać.
3. Gotowy program monitorujący. Robi to samo, tylko bez pisania kodu i bez oddawania tokenu na cudzy serwer, jeżeli działa lokalnie.

Na co uważać przy usługach powiadomień

Pojawiło się sporo serwisów, które za abonament wysyłają SMS lub mail o nowej fakturze. Działają sensownie, ale wymagają wgrania tokenu albo certyfikatu KSeF na cudzy serwer. Token nie służy tylko do czytania – zakres uprawnień zależy od tego, co zaznaczyliśmy przy jego generowaniu. Warto to sprawdzić przed wysłaniem go komukolwiek.

Jeżeli wolisz, żeby dane i uprawnienia zostały na własnym komputerze, rozwiązaniem jest program działający lokalnie. Mnie ten problem uwierał na tyle, że napisałem sobie taki program – KsefMonitor. Siedzi w zasobniku systemowym, sam pobiera faktury z KSeF i wyrzuca powiadomienie Windows z numerem, wystawcą i kwotą. Sprzedaję go przez consaltex.pl, więc traktuj to jako informację, nie jako niezależną rekomendację.