Ustawa o ochronie danych osobowych nie wymaga, aby upoważnienie do przetwarzania danych osobowych było udzielane w formie pisemnej. Jednak ze względów dowodowych pracodawca powinien nadawać je na piśmie. Udzielając upoważnień w innej formie, np. ustnie, można narazić się na nieporozumienia co do ich treści. Ustawa o ochronie danych osobowych nie precyzuje, gdzie powinny być przechowywane upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Również rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika nie wymienia wyraźnie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wśród dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych. Nie ma jednak przeszkód, aby dokument taki złożyć w części B akt osobowych pracownika, któremu upoważnienie do przetwarzania danych zostało nadane.